Versie 1.0 · geldig vanaf 8 oktober 2026

Algemene voorwaarden

Mintshift is de eenmanszaak van Nanda van der Velden, gevestigd in Heemskerk, KvK 42146638, btw-id NL005538113B21. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en opdrachten van Mintshift aan zakelijke opdrachtgevers.

Wil je deze voorwaarden als pdf ontvangen? Stuur een berichtje naar nanda@mintshift.nl. Lees ook de privacyverklaring.

Artikel 1 – Wat we bedoelen met

Mintshift: de eenmanszaak van Nanda van der Velden, die de opdracht uitvoert.
Opdrachtgever: het bedrijf of de organisatie die Mintshift een opdracht geeft. Mintshift werkt alleen voor zakelijke opdrachtgevers.
Deelnemer: iemand die namens de opdrachtgever meedoet aan een training, sessie of gesprek.
Opdracht: de afspraak tussen Mintshift en de opdrachtgever over de diensten, zoals vastgelegd in een offerte of opdrachtbevestiging.
Diensten: alles wat Mintshift doet binnen de Mintshift-methode Blootleggen, Bewijzen en Borgen, zoals de AI-scan, AI-geletterdheidstrainingen, praktijksessies, het compliancedossier, adoptiebegeleiding, strategiegesprekken, workshops en lezingen.
Schriftelijk: op papier of per e-mail.

Artikel 2 – Wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en diensten van Mintshift.
Staat er in de offerte of opdrachtbevestiging iets anders dan in deze voorwaarden? Dan geldt wat in de offerte of opdrachtbevestiging staat.
De eigen (inkoop)voorwaarden van de opdrachtgever gelden niet, tenzij Mintshift daar schriftelijk mee instemt.
Is een deel van deze voorwaarden ongeldig, dan blijft de rest gewoon gelden. Mintshift en de opdrachtgever spreken dan samen een vervangende regel af die zo dicht mogelijk bij de bedoeling blijft.

Artikel 3 – Offerte en start van de opdracht

Elke opdracht begint met een gratis oriëntatiegesprek. Dat gesprek verplicht tot niets.
Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.
De offerte is gebaseerd op wat de opdrachtgever vertelt. Blijkt de situatie later wezenlijk anders, dan bespreekt Mintshift dat eerst, voordat er iets verandert aan inhoud of prijs.
De opdracht gaat in zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk accepteert, of zodra Mintshift met instemming van de opdrachtgever aan het werk gaat.
Mintshift mag een opdracht weigeren, ook na het oriëntatiegesprek. Bijvoorbeeld als Mintshift denkt dat de opdrachtgever (nu nog) niet geholpen is met deze dienst. Mintshift legt dan uit waarom en denkt mee over wat wél past.

Artikel 4 – Hoe Mintshift de opdracht uitvoert

Mintshift voert de opdracht zo goed mogelijk uit, met vakkennis en zorg. Mintshift belooft daarbij een goede inzet, niet een bepaald resultaat. Of AI in een organisatie echt landt, hangt ook af van keuzes en inzet van de opdrachtgever en zijn mensen.
Nanda van der Velden voert de opdracht zelf uit. Mintshift schakelt alleen anderen in (bijvoorbeeld een specialist of een no-code-partner) als de opdrachtgever daar vooraf schriftelijk mee instemt.
Mintshift geeft eerlijk advies. Dat kan ook betekenen dat Mintshift adviseert om iets (nu nog) niet te doen, of om een andere partij in te schakelen. Dat advies hoort bij de opdracht en verandert de afgesproken prijs niet.
Termijnen en data in de planning zijn richtdata, tenzij in de offerte staat dat een datum vast is. Dreigt een termijn uit te lopen, dan meldt Mintshift dat zo snel mogelijk.
Mintshift mag de inhoud van trainingen en materialen bijwerken als wetgeving of AI-tools veranderen, zolang het doel van de opdracht hetzelfde blijft.

Artikel 5 – Wat Mintshift van de opdrachtgever nodig heeft

De opdrachtgever zorgt op tijd voor de informatie, mensen en toegang die nodig zijn: bijvoorbeeld gesprekken met medewerkers, inzicht in werkprocessen en welke AI-tools er al worden gebruikt.
De opdrachtgever zorgt dat die informatie klopt en volledig is. Mintshift gaat uit van de juistheid ervan.
Bij trainingen en sessies op locatie zorgt de opdrachtgever voor een geschikte ruimte, scherm of beamer, wifi en, waar nodig, werkende accounts voor de AI-tools die worden behandeld.
Loopt de opdracht vertraging op of kost die meer tijd omdat informatie of medewerking ontbreekt, dan bespreekt Mintshift dat met de opdrachtgever. Extra tijd die daardoor nodig is, kan als meerwerk worden berekend (artikel 6).

Artikel 6 – Wijzigingen en meerwerk

Wil de opdrachtgever tijdens de opdracht iets toevoegen of veranderen, dan bespreekt Mintshift eerst wat dat betekent voor planning en prijs.
Meerwerk voert Mintshift pas uit nadat de opdrachtgever schriftelijk akkoord heeft gegeven op de extra kosten. Zonder dat akkoord geen extra factuur.
Ook meerwerk krijgt een vaste prijs vooraf. Mintshift werkt niet met een open uurtarief.

Artikel 7 – Prijzen en betalen

Mintshift werkt met vaste prijzen per dienst of traject, die vooraf in de offerte staan. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Mintshift rekent altijd reiskosten, waar de opdracht ook plaatsvindt, tenzij in de offerte iets anders staat. Reiskosten en eventuele kosten voor zaalhuur, catering of licenties van AI-tools staan vooraf in de offerte.
Mintshift factureert als volgt, tenzij de offerte iets anders zegt:
- losse diensten (zoals de AI-scan, een sprint of praktijksessie): na afronding;
- trajecten van langer dan een maand (zoals Borgen): 50% bij de start en 50% bij afronding.
De opdrachtgever betaalt binnen 30 dagen na de factuurdatum.
Is een factuur na 30 dagen niet betaald, dan stuurt Mintshift eerst een vriendelijke herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Is er daarna nog niet betaald, dan is de opdrachtgever in verzuim. Mintshift mag dan de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en incassokosten in rekening brengen. Voor zakelijke klanten zijn dat volgens de wet minimaal € 40 (artikel 6:96 lid 4 BW), en verder volgens de wettelijke staffel.
Zolang een factuur niet betaald is, mag Mintshift het verdere werk aan de opdracht pauzeren. Mintshift laat dat vooraf schriftelijk weten.
Heeft de opdrachtgever een vraag of bezwaar over een factuur, dan meldt hij dat binnen 14 dagen na de factuurdatum. Het deel van de factuur waarover geen discussie is, wordt gewoon op tijd betaald.
Mintshift mag de prijzen van nieuwe opdrachten aanpassen. Voor een lopende opdracht blijft de afgesproken prijs gelden.

Artikel 8 – Annuleren of verplaatsen van trainingen en sessies

Dit artikel gaat over afspraken met een vaste datum, zoals een AI-geletterdheidssprint, praktijksessie, workshop of lezing.

Annuleren of verplaatsen gebeurt schriftelijk. De datum waarop Mintshift het bericht ontvangt, telt.
Eén keer verplaatsen kan kosteloos, mits dat uiterlijk 10 werkdagen vóór de afspraak gebeurt. De nieuwe datum ligt binnen 3 maanden.
Bij annuleren gelden deze kosten:

Moment van annuleren	Kosten
Meer dan 4 weken vooraf	geen kosten
Tussen 4 en 2 weken vooraf	50% van de prijs
Minder dan 2 weken vooraf	100% van de prijs

Kosten die Mintshift al heeft gemaakt en niet meer kan terugdraaien, zoals zaalhuur of een niet-annuleerbaar treinticket, worden altijd doorberekend.
Kan een deelnemer niet, dan mag een collega zijn plek kosteloos innemen. Er is geen maximum aan hoe vaak dat kan.
Moet Mintshift zelf een afspraak verplaatsen, bijvoorbeeld door ziekte, dan prikt Mintshift zo snel mogelijk samen met de opdrachtgever een nieuwe datum. Dat kost de opdrachtgever niets extra. Lukt het niet binnen 6 weken om een nieuwe datum te vinden, dan mag de opdrachtgever de afspraak kosteloos annuleren en krijgt hij wat al betaald is terug.

Artikel 9 – Duur en einde van de opdracht

Een opdracht eindigt als het werk uit de offerte klaar is, of als de afgesproken looptijd voorbij is.
De opdrachtgever mag een lopend traject (zoals Borgen) tussentijds stoppen. Hij laat dat schriftelijk weten. Hij betaalt dan het deel van het werk dat al gedaan is, plus maximaal 1 maand aan tijd die Mintshift al voor hem had vrijgehouden en niet meer anders kan invullen.
Mintshift mag een opdracht tussentijds stoppen als er een zwaarwegende reden is, bijvoorbeeld als de opdrachtgever ondanks herinneringen niet betaalt of niet meewerkt, of als Mintshift gevraagd wordt iets te doen wat in strijd is met de wet of met haar beroepsethiek. Mintshift zegt dan schriftelijk op, legt uit waarom en zorgt waar mogelijk voor een nette overdracht.
Is het voor Mintshift door langdurige ziekte of overlijden van Nanda van der Velden niet meer mogelijk de opdracht af te maken, dan eindigt de opdracht. De opdrachtgever betaalt alleen voor het werk dat al gedaan is; wat hij voor de rest al had betaald, krijgt hij terug.

Artikel 10 – Wie is eigenaar van wat

Rapporten, adviezen en het compliancedossier die Mintshift speciaal voor de opdrachtgever maakt, mag de opdrachtgever na betaling vrij binnen de eigen organisatie gebruiken, aanpassen en delen met eigen adviseurs, accountant of toezichthouder.
Trainingsmateriaal, werkvormen, templates, checklists, presentaties en de Mintshift-methode zelf blijven van Mintshift. De opdrachtgever mag ze intern gebruiken voor het doel van de opdracht, maar niet doorverkopen, publiceren of gebruiken om er zelf trainingen mee te geven.
Mintshift mag de kennis en ervaring die zij tijdens een opdracht opdoet, gebruiken voor andere opdrachten, zolang er geen vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever in zit.
Mintshift noemt de opdrachtgever alleen als referentie of in een praktijkverhaal (bijvoorbeeld op LinkedIn of de website) als de opdrachtgever daar vooraf schriftelijk toestemming voor geeft.

Artikel 11 – Geheimhouding

Mintshift en de opdrachtgever houden alles wat ze van elkaar horen en zien binnen de opdracht en wat redelijkerwijs vertrouwelijk is, voor zichzelf. Denk aan bedrijfsprocessen, cijfers, klantgegevens en wat medewerkers in gesprekken vertellen.
Wat medewerkers in vertrouwen aan Mintshift vertellen (bijvoorbeeld over weerstand of zorgen rond AI), deelt Mintshift alleen geanonimiseerd met de opdrachtgever.
Deze plicht geldt niet als informatie al openbaar is, of als de wet of een rechter Mintshift verplicht iets te delen.
De geheimhouding loopt door na het einde van de opdracht.

Artikel 12 – Persoonsgegevens

Eigen administratie. Voor haar eigen klant- en factuuradministratie (namen, contactgegevens, offertes, facturen) is Mintshift zelf verantwoordelijk volgens de AVG. Hoe zij daarmee omgaat, staat in de privacyverklaring op mintshift.nl. Facturen bewaart Mintshift 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
Gegevens van de opdrachtgever. Werkt Mintshift binnen een opdracht met persoonsgegevens die de opdrachtgever beheert, dan doet zij dat in opdracht van de opdrachtgever. Denk aan het meekijken in systemen of werkprocessen tijdens de AI-scan, deelnemerslijsten van een training of interviews met medewerkers. Mintshift is dan "verwerker" in de zin van de AVG en de opdrachtgever "verwerkingsverantwoordelijke". Daarvoor gelden de afspraken in Bijlage A. Wil de opdrachtgever liever een eigen verwerkersovereenkomst gebruiken, dan kan dat ook.
Zo min mogelijk. De opdrachtgever deelt alleen persoonsgegevens die echt nodig zijn voor de opdracht. Waar het kan, werkt Mintshift met geanonimiseerde voorbeelden of een kleine steekproef.
Geen gevoelige gegevens. Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, godsdienst of etniciteit), strafrechtelijke gegevens en het BSN deelt de opdrachtgever niet met Mintshift, tenzij dat vooraf schriftelijk is afgesproken en echt nodig is.
Gesprekken opnemen. Mintshift neemt een gesprek met medewerkers alleen op als zij dat vooraf meldt en de deelnemer ermee instemt. De opname gebruikt Mintshift alleen om het gesprek uit te werken en verwijdert zij binnen 30 dagen.
Medewerkers informeren. De opdrachtgever laat zijn medewerkers vooraf weten dat Mintshift met hen praat of met hun gegevens werkt, en waarom.
Deelnamebewijzen. Na een AI-geletterdheidstraining krijgt de opdrachtgever een presentielijst, zodat hij kan aantonen wie de training heeft gevolgd. Mintshift bewaart zelf alleen naam en datum per deelnemer, gedurende 2 jaar, om een deelnamebewijs opnieuw te kunnen afgeven.

Artikel 13 – Afspraken over AI

Advies, geen juridisch advies. Mintshift helpt de opdrachtgever begrijpen wat de AI-verordening (AI Act) en de AVG voor zijn organisatie betekenen. Mintshift is geen advocaat; haar advies is geen juridisch advies in de zin van een advocaat of jurist. Bij een concreet juridisch geschil of twijfel over aansprakelijkheid verwijst Mintshift door.
Momentopname. Een AI-scan of compliancedossier laat zien hoe het er op dat moment voor staat, op basis van de informatie van de opdrachtgever en de regels en uitleg die op dat moment bekend zijn. De wetgeving rond AI is nog volop in beweging. Mintshift garandeert niet dat de opdrachtgever daarmee volledig en blijvend aan alle regels voldoet.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk. Voor de AI-verordening is de opdrachtgever zelf de "gebruiksverantwoordelijke" van de AI-tools in zijn organisatie. Hij beslist zelf welke tools hij inzet, hoe en met welke afspraken, en blijft verantwoordelijk voor het gebruik en de uitkomsten daarvan. Mintshift adviseert en begeleidt; zij neemt die verantwoordelijkheid niet over.
AI maakt fouten. AI-tools kunnen onjuiste, verouderde of bevooroordeelde antwoorden geven. Wat AI maakt, controleert de opdrachtgever altijd door een mens voordat hij erop vertrouwt. Mintshift is niet aansprakelijk voor schade door AI-uitkomsten.
Tools van anderen. AI-tools zoals ChatGPT, Copilot of Claude zijn van andere bedrijven, met hun eigen voorwaarden en prijzen. Mintshift is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen of het gegevensgebruik van die bedrijven, en adviseert de opdrachtgever wel welke instellingen en abonnementen verstandig zijn.
Oefenen zonder echte gevoelige gegevens. Tijdens trainingen en praktijksessies oefenen deelnemers met voorbeelden of geanonimiseerde gegevens. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie en persoonsgegevens worden alleen in een AI-tool gezet als dat vooraf samen is afgesproken en de instellingen van die tool dat veilig maken.
Hoe Mintshift zelf AI gebruikt. Mintshift gebruikt AI-tools soms als hulpmiddel, bijvoorbeeld om materiaal voor te bereiden. Vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens van de opdrachtgever zet Mintshift daar niet in zonder diens toestemming. Mintshift controleert alles wat zij met hulp van AI maakt zelf, en is er zelf verantwoordelijk voor.
Certificaten. Een deelnamebewijs van een AI-geletterdheidstraining laat zien dat iemand de training heeft gevolgd. Het is geen wettelijk erkend diploma.

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

Maakt Mintshift een fout die haar te verwijten is, dan is zij alleen aansprakelijk voor de directe schade die daar rechtstreeks uit volgt.
Die aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering in dat geval uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat Mintshift voor de betreffende opdracht heeft gefactureerd. Bij trajecten die langer dan zes maanden lopen: het bedrag van de laatste zes maanden.
Mintshift is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, bedrijfsstilstand of boetes die een toezichthouder aan de opdrachtgever oplegt.
Mintshift is ook niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de opdrachtgever onjuiste of onvolledige informatie gaf, advies niet of anders uitvoerde, of door AI-uitkomsten en tools van anderen (artikel 13).
Deze beperkingen gelden niet als de schade komt door opzet of bewuste roekeloosheid van Mintshift.
De opdrachtgever meldt schade zo snel mogelijk schriftelijk. Een claim vervalt als de opdrachtgever die niet binnen 12 maanden meldt nadat hij de schade ontdekte of had kunnen ontdekken.

Artikel 15 – Overmacht

Mintshift hoeft een afspraak niet na te komen als dat door overmacht niet kan: omstandigheden buiten haar invloed, zoals ernstige ziekte, storingen bij internet, stroom of platforms van anderen, extreem weer, staking in het openbaar vervoer of overheidsmaatregelen.
Bij overmacht zoeken Mintshift en de opdrachtgever samen naar een nieuwe datum of een andere oplossing. Duurt de overmacht langer dan 2 maanden, dan mogen beide partijen de opdracht voor het nog niet uitgevoerde deel kosteloos beëindigen. Wat al gedaan is, wordt betaald; wat al betaald is maar niet gedaan, wordt terugbetaald.

Artikel 16 – Klachten

Is de opdrachtgever niet tevreden, dan hoort Mintshift dat graag zo snel mogelijk, liefst direct. Een klacht meldt de opdrachtgever uiterlijk binnen 14 dagen nadat hij het probleem merkte, schriftelijk en met uitleg.
Mintshift reageert binnen 5 werkdagen en zoekt samen met de opdrachtgever naar een oplossing, bijvoorbeeld het opnieuw doen of aanvullen van het werk, of een redelijke korting.
Een klacht over een deel van het werk schort de betaling van het overige deel niet op.

Artikel 17 – Toepasselijk recht en geschillen

Op alle opdrachten van Mintshift is Nederlands recht van toepassing.
Komen Mintshift en de opdrachtgever er samen niet uit, dan proberen ze eerst mediation voordat ze naar de rechter gaan.
Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Holland, tenzij de wet een andere rechter aanwijst.

Artikel 18 – Slotbepalingen

Mintshift mag deze voorwaarden aanpassen. Een nieuwe versie geldt voor nieuwe offertes en opdrachten. Voor een lopende opdracht blijft de versie gelden die bij het akkoord is meegestuurd, tenzij de opdrachtgever schriftelijk instemt met de nieuwe versie.
Bij verschil tussen een vertaling en de Nederlandse tekst geldt de Nederlandse tekst.
Deze voorwaarden staan op mintshift.nl en worden met elke offerte meegestuurd.

Bijlage A – Verwerkersafspraken (AVG)

Deze bijlage hoort bij de algemene voorwaarden en geldt als verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 lid 3 AVG die vraagt, zodra Mintshift persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de opdrachtgever (artikel 12.2).

Wat en waarom. Mintshift verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de opdracht, alleen voor het doel uit de offerte en zolang de opdracht loopt. Welke gegevens en van wie staat in de offerte of opdrachtbevestiging.
Alleen op instructie. Mintshift gebruikt de gegevens alleen zoals de opdrachtgever dat aangeeft, nooit voor eigen doelen. Vindt Mintshift een instructie in strijd met de AVG, dan meldt zij dat direct.
Geheimhouding. Mintshift houdt de gegevens geheim. Schakelt zij met toestemming iemand anders in, dan legt zij die dezelfde geheimhouding op.
Beveiliging. Mintshift neemt passende maatregelen om de gegevens te beveiligen, zoals versleutelde opslag, tweestapsverificatie op accounts, sterke wachtwoorden en geen gegevens op losse USB-sticks of in gratis AI-tools.
Hulpdiensten (subverwerkers). Mintshift gebruikt voor e-mail en opslag diensten van andere partijen, zoals TransIP voor e-mail. De actuele lijst krijgt de opdrachtgever op verzoek. Een nieuwe hulpdienst die persoonsgegevens van de opdrachtgever verwerkt, meldt Mintshift vooraf; de opdrachtgever mag daar bezwaar tegen maken.
Binnen Europa. Mintshift slaat gegevens van de opdrachtgever op binnen de Europese Economische Ruimte, of alleen daarbuiten als de AVG daarvoor passende waarborgen biedt.
Datalekken. Ontdekt Mintshift een datalek met gegevens van de opdrachtgever, dan meldt zij dat zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen 48 uur, zodat de opdrachtgever zelf binnen 72 uur kan melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat nodig is.
Rechten van medewerkers. Vraagt iemand om inzage, correctie of verwijdering van zijn gegevens, dan helpt Mintshift de opdrachtgever om daar binnen de wettelijke termijn op te reageren.
Na afloop. Binnen 30 dagen na het einde van de opdracht verwijdert Mintshift de persoonsgegevens van de opdrachtgever of geeft ze terug, naar keuze van de opdrachtgever, tenzij de wet bewaren verplicht.
Controle. De opdrachtgever mag Mintshift vragen aan te tonen dat zij zich aan deze afspraken houdt. Mintshift geeft daar binnen redelijke tijd informatie over.
Aansprakelijkheid. Voor schade door een overtreding van deze bijlage geldt artikel 14. Die beperking geldt alleen tussen Mintshift en de opdrachtgever; de rechten van de betrokken personen zelf blijven onaangetast.