Privacyverklaring
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Mintshift gebruikt, waarom, hoe lang en wat jouw rechten zijn. In gewone taal, zonder kleine lettertjes.
Wil je deze privacyverklaring als pdf ontvangen? Stuur een berichtje naar nanda@mintshift.nl. Lees ook de algemene voorwaarden.
1. Wie is verantwoordelijk
Mintshift is de eenmanszaak van Nanda van der Velden, gevestigd in Heemskerk, KvK 42146638, btw-id NL005538113B21. Mintshift is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Vragen over je gegevens stel je aan Nanda, via nanda@mintshift.nl.
2. In het kort
- Mintshift verwerkt alleen gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden, je iets te sturen waar je zelf om vroeg, of een opdracht uit te voeren.
- Mintshift verkoopt je gegevens nooit en gebruikt ze niet voor advertenties.
- Je gegevens blijven in principe binnen Europa.
- Persoonsgegevens van klanten gaan niet zonder toestemming in AI-tools.
- Je kunt altijd vragen welke gegevens Mintshift van je heeft, en ze laten aanpassen of verwijderen.
3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang
Je neemt contact op of plant een gesprek
via het contactformulier, de gespreksplanner, e-mail, telefoon of LinkedIn; een gesprek gaat via Google Meet
- Gegevens
- naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en wat je schrijft of vertelt.
- Waarvoor
- je vraag beantwoorden en, als je dat wilt, een gratis kennismakingsgesprek plannen.
- Grondslag
- een gesprek plannen gebeurt op jouw verzoek voordat er een overeenkomst is (art. 6 lid 1 sub b AVG); een vraag beantwoorden is een gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe lang
- tot 2 jaar na het laatste contact, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of klant wordt.
Je vraagt een gratis download aan
zoals "Drie vragen aan je leverancier"
- Gegevens
- voornaam en e-mailadres.
- Waarvoor
- je de download sturen en daarna drie korte mails met uitleg en een uitnodiging voor een gesprek.
- Grondslag
- jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Die geef je bij de aanmelding en kun je altijd intrekken.
- Hoe lang
- tot je je afmeldt. Afmelden kan met één klik onderaan elke mail.
Je meldt je aan voor de nieuwsbrief
- Gegevens
- voornaam en e-mailadres.
- Waarvoor
- je af en toe een nieuwsbrief sturen over AI in het MKB.
- Grondslag
- jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Zonder die toestemming krijg je geen nieuwsbrief, ook niet na een download.
- Hoe lang
- tot je je afmeldt. Afmelden kan met één klik onderaan elke nieuwsbrief.
Je wordt klant
- Gegevens
- naam en contactgegevens van de contactpersoon, bedrijfsgegevens, offertes, afspraken en facturen.
- Waarvoor
- de opdracht uitvoeren, factureren en de administratie bijhouden.
- Grondslag
- uitvoering van de overeenkomst, en voor facturen de fiscale bewaarplicht (art. 6 lid 1 sub b en c AVG).
- Hoe lang
- facturen en administratie 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Overige gegevens tot 2 jaar na het einde van de opdracht.
Je volgt een training of sessie
- Gegevens
- naam, functie, e-mailadres en of je aanwezig was.
- Waarvoor
- de training organiseren, een deelnamebewijs geven en je werkgever een presentielijst geven, zodat die kan aantonen dat het team AI-geletterd is.
- Grondslag
- gerechtvaardigd belang van Mintshift en van je werkgever, die de training heeft afgesproken (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe lang
- naam en datum 2 jaar, om een deelnamebewijs opnieuw te kunnen geven. De rest tot het einde van de opdracht.
Je bezoekt de website
- Gegevens
- technische gegevens zoals je IP-adres en browser. Bij een foutmelding ook je apparaat, de bezochte pagina, het tijdstip en informatie over de fout.
- Waarvoor
- de website laten werken en beveiligen.
- Grondslag
- gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website (art. 6 lid 1 sub f AVG).
- Hoe lang
- niet langer dan nodig om een fout op te lossen, volgens de bewaartermijn van de dienstverlener.
Je bent niet verplicht gegevens te geven. Zonder je naam en e-mailadres kan Mintshift alleen je vraag niet beantwoorden of een gesprek inplannen.
4. Gesprekken en gegevens tijdens een opdracht
Tijdens een AI-scan of adoptiebegeleiding praat Mintshift met medewerkers van de klant en kijkt zij soms mee in werkprocessen. Voor die gegevens is de klant (je werkgever) verantwoordelijk; Mintshift werkt dan in opdracht van de klant, volgens de verwerkersafspraken in Bijlage A van de algemene voorwaarden.
- Wat je in vertrouwen vertelt, deelt Mintshift alleen geanonimiseerd met je werkgever.
- Een gesprek wordt alleen opgenomen als Mintshift dat vooraf meldt en jij ermee instemt. De opname wordt alleen gebruikt om het gesprek uit te werken en binnen 30 dagen verwijderd.
- Binnen 30 dagen na het einde van de opdracht verwijdert Mintshift de gegevens of geeft ze terug aan de klant.
- Heb je vragen over deze gegevens, dan kun je bij je werkgever terecht en ook gewoon bij Mintshift.
5. Hoe Mintshift zelf met AI omgaat
- Mintshift gebruikt AI-tools als hulpmiddel, bijvoorbeeld om teksten of trainingsmateriaal voor te bereiden.
- Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie van klanten, deelnemers of contacten gaan niet in een AI-tool zonder toestemming.
- Mintshift gebruikt zakelijke accounts waarin is ingesteld dat invoer niet wordt gebruikt om het model te trainen.
- Mintshift neemt geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen, en maakt geen profielen van je.
6. Met wie Mintshift gegevens deelt
Mintshift deelt gegevens alleen als dat nodig is voor de diensten hierboven of als de wet het verplicht. Met elke dienst die gegevens voor Mintshift verwerkt, zijn afspraken gemaakt die de AVG vraagt.
| Dienst | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| systeme.io (ITACWT Limited) | website, formulieren, downloads, mails, nieuwsbrief en gespreksplanner | Ierland, op servers van Amazon Web Services in de EU |
| Sentry (via systeme.io) | foutmeldingen van de website | kan buiten de EER, zoals de VS |
| Google Meet | videogesprekken | kan buiten de EER, zoals de VS |
| TransIP | e-mail van mintshift.nl | Nederland |
| Knab (boekhouden) | facturen en administratie | Nederland |
| contact en berichten via LinkedIn | volgens het privacybeleid van LinkedIn |
De website gebruikt het lettertype Inter van Google Fonts. Om dat te tonen, ziet Google je IP-adres. Google gebruikt dat volgens zijn eigen privacybeleid.
7. Buiten Europa
Mintshift kiest waar mogelijk diensten die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte bewaren. Gaat er toch iets naar een land daarbuiten, bijvoorbeeld bij Sentry, Google of LinkedIn, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
8. Beveiliging
Mintshift beveiligt gegevens met tweestapsverificatie op accounts, sterke wachtwoorden, versleutelde verbindingen en opslag, en zonder losse USB-sticks. Alleen Nanda heeft toegang. Gaat er toch iets mis, dan wordt het incident vastgelegd en, als dat nodig is, binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
De website gebruikt geen cookies voor statistieken, marketing of advertenties. Heeft het websiteplatform technisch iets nodig om de site te laten werken, bijvoorbeeld om een formulier te versturen, dan zijn dat alleen strikt noodzakelijke cookies. Daarvoor is geen toestemming nodig. Voegt Mintshift later tools toe die wel cookies plaatsen, dan vraagt Mintshift eerst jouw toestemming.
10. Je rechten
Je kunt Mintshift altijd vragen om:
- inzage: welke gegevens Mintshift van je heeft en wat ermee gebeurt;
- correctie: gegevens aanpassen die niet kloppen;
- verwijdering: je gegevens wissen, tenzij de wet Mintshift verplicht ze te bewaren, zoals bij facturen;
- beperking: het gebruik van je gegevens tijdelijk stoppen, bijvoorbeeld terwijl iets wordt uitgezocht;
- bezwaar: stoppen met een verwerking die op gerechtvaardigd belang rust;
- overdracht: je gegevens krijgen in een bestand dat je aan een ander kunt geven;
- toestemming intrekken: bijvoorbeeld je afmelden voor de mails na een download. Wat eerder met je toestemming is gedaan, blijft geldig.
Stuur je verzoek naar nanda@mintshift.nl. Je krijgt binnen een maand antwoord. Mintshift vraagt geen kopie van je identiteitsbewijs; hooguit een korte vraag om te checken dat het verzoek echt van jou komt.
11. Een klacht
Ben je niet tevreden over hoe Mintshift met je gegevens omgaat, laat het dan eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Mintshift past deze verklaring aan als er iets verandert in de werkwijze of de wet. Bovenaan staat altijd de datum van de laatste versie. Bij een grote wijziging die jou raakt, laat Mintshift het je weten.